_Gestión de equipos a distancia: ocho errores que no debe cometer

Para conseguir que un equipo funcione bien en los tiempos que corren, se ha vuelto necesario pensar sobre la marcha ya que apenas hay margen para preparar o planificar nada. En su entorno de trabajo, es muy probable que se deje guiar por su instinto; si va a realizar una videollamada, activa su cámara y también efectúa comprobaciones diarias y establece expectativas rutinas y tareas claras. Sin embargo, esto es solo la punta del iceberg: puede hacer mucho más para ayudar a su equipo.

La gestión de equipos a distancia no necesita un conjunto nuevo de habilidades; tal y como afirma Mark Mortensen, profesor asociado de Comportamiento Organizativo en INSEAD: «No se debe pensar en los empleados que trabajan desde casa de una forma radicalmente distinta. Siguen siendo personas que trabajan en una organización para sacar adelante proyectos». 

Eso sí, requiere una sensibilidad adicional. Los seres humanos somos sociales por naturaleza y necesitamos sentirnos conectados a un grupo más grande con el que nos identifiquemos. En el mundo laboral, esto equivale a nuestras empresas y equipos.

Los jefes de equipo deben salvar las diferencias entre la conexión y el aislamiento. Es necesario dar un paso más allá para incluir a quienes trabajan en lugares más aislados desde una «perspectiva proactiva», tal y como indica Keith Ferrazzi, fundador y CEO de Ferrazzi Greenlight.

Gestión de equipos a distancia: ocho errores que no debe cometer

A continuación, presentamos ocho errores que no debe cometer a la hora de gestionar equipos a distancia con el fin de ayudarle a que la distancia no sea un impedimento entre usted y su equipo durante este período de incertidumbre.

1. No trate a todos los miembros de su equipo de la misma manera

La máxima "trate a los demás como le gustaría que le tratasen a usted" está un poco pasada de moda y en la práctica debería ser "trate a los demás como quieren que los traten".

Aplicar las mismas normas a todos los miembros de un equipo que teletrabaja es un error común. Necesita adaptar su planteamiento en función de cada caso. 

Gallup, empresa de asesoramiento sobre la calidad de la gestión de las compañías puntualiza: "algunos teletrabajadores se sienten aislados por estar solos, mientras que otros se sienten liberados ante esta situación. Hay a quienes les encanta poder trabajar en cualquier momento del día mientras que otros necesitan establecer límites entre la oficina y el hogar". 

Para empezar, puede preguntar a sus empleados cómo les gustaría que se les gestionase. Y una vez que lo sepa, respete las preferencias de cada miembro. Si, por ejemplo, sabe que se sienten obligados a responder siempre a los correos, no les envíe nada una vez que ya hayan terminado su jornada laboral.

2. No pierda las viejas costumbres de la oficina

En nuestro blog ya hemos hablamos sobre el valor de la comunidad dentro de espacios de oficina compartidos y, además, señalamos que trabajar todo el día desde casa tiene sus inconvenientes.

Se pierden esas pequeñas interacciones que se producen al trabajar junto a los compañeros en la oficina y que pueden ser vitales a la hora de combatir la soledad y fomentar la colaboración.

De hecho, los estudios indican que la soledad es una de las quejas más generalizadas entre quienes trabajan desde casa y echan de menos las interacciones sociales propias de una oficina. Esto puede llegar a ser más duro para la gente extrovertida, ya que no disfrutan de la oportunidad de relacionarse con otros. 

Los equipos que teletrabajan pierden las charlas informales que surgirían en la oficina al prepararse un café con un compañero, no pueden charlar en el office mientras se toman un té media tarde ni tampoco entretenerse con los cotilleos de la empresa.

Intente reproducir estas situaciones en el mundo virtual. Saque temas triviales en las teleconferencias o al enviar mensajes instantáneos. Ofrezca apoyo emocional, escuche las preocupaciones de los miembros de su equipo y cree un espacio donde puedan compartir historias personales y reírse sobre cosas ajenas al trabajo. 

Lighthouse, blog especializado en gestión y liderazgo, lo resume a la perfección: «la afinidad no nace de trabajar y hablar de las tareas de la oficina, sino de conocer a cada empleado como persona».

3. Tenga siempre en cuenta el contexto

Los estudios citados en la revista Harvard Business Review detallan los posibles obstáculos del teletrabajo y señalan que el tono de voz, las expresiones faciales y, sobre todo, el contexto, pueden perderse al no interactuar cara a cara.

Esta falta de "conocimiento mutuo" entre los equipos a distancia puede traducirse en "una menor predisposición a conceder el beneficio de la duda a los compañeros en situaciones complicadas".

En la oficina, si tiene un mal día, los que le rodean se darán cuenta aunque usted no lo diga: sus llamadas, sus suspiros de frustración o su lenguaje corporal le delatarán.

Por ende, sus compañeros entenderán que sus insistentes exigencias y sus contundentes respuestas son fruto del estrés y no se lo tomarán como un ataque personal.

Pero en casa, nuestro contexto se reduce de manera considerable. Por eso es necesario que la información sea explícita ya que tendemos a personalizar el comportamiento si no viene acompañado de un contexto. 

A medida que los días de teletrabajo continúan, su relación con los miembros de su equipo tendrá un gran impacto en su productividad y motivación. Como bien dice el refrán: la gente no deja sus trabajos, sino que deja a sus jefes. Tómese su tiempo para contextualizar siempre que sea necesario.

4. Evite que el teletrabajo implique hacer horas extra

Es muy complicado respetar los límites entre la vida laboral y personal cuando el trabajo termina en el mismo lugar en el que comienza la vida personal.

Los miembros de su equipo llevan semanas haciendo malabares, ya sea cuidando de los más pequeños o averiguando cómo trabajar con sus parejas y, en el caso de los más jóvenes, pasando mucho más tiempo con los compañeros de piso que seguramente han conocido gracias a páginas web como SpareRoom. 

Tenga en cuenta que los trabajadores más complacientes tendrán muchas dificultades para rechazar cualquier tarea extra que les encomiende, sobre todo en un ambiente en el que crean que deben demostrar su valía para la empresa. Permita que sus equipos empiecen y terminen la jornada a su hora. 

Anímelos a gestionar lo que se espera de ellos y a decir que no. Recuérdeles que esto no les colocará la etiqueta de perezosos, sino que indicará que tienen el control de la situación.

Y cumpla su parte del trato. Una vez haya establecido un calendario y unas expectativas, cíñase a ello. No llegue tarde a la llamada matutina, deje claro cuáles son las prioridades y no sobrecargue su jornada con tareas imposibles de llevar a cabo.

5. No se olvide del desarrollo profesional de su equipo

Al gestionar equipos a distancia, es posible que muchas de sus conversaciones se centren en el trabajo en sí, más que en los objetivos. Nuestro día a día puede acabar siendo una gestión de crisis reactiva, sobre todo en momentos de incertidumbre.

Sin embargo, es importante no perder de vista el panorama general. Hable con los miembros de su equipo acerca de sus aspiraciones profesionales y de las destrezas que desean desarrollar. 

Los estudios de Gallup refuerzan esta perspectiva: «es importante utilizar este período para cultivar el talento y fomentar el aprendizaje y el desarrollo. No ir a la oficina no significa que los trabajadores deban dejar de desarrollar sus habilidades».

6. No se olvide de elogiar a su equipo cuando se lo merezca

Sentarse en la oficina cerca de los miembros de su equipo le ofrece una buena oportunidad para agradecerles su gran trabajo y para celebrar sus éxitos, ya que es mucho más fácil enterarse de todo así que estando cada uno en su casa. 

Al dirigir equipos a distancia, "hay pocos momentos naturales para ver, y aún menos para "elogiar el buen trabajo", sobre todo si sus empleados son demasiado tímidos como para darse bombo en el mundo virtual. 

Por ejemplo, dar vueltas de alegría en la silla de la oficina para anunciar un logro reciente es mucho más cómodo que enfrentarse al posible silencio por parte de los compañeros después de enviar un mensaje haciéndolo público (incluso puede llegar a parecer pretencioso).

No solo debe animar a su equipo a compartir sus logros, sino que también debería alentarlos a mencionar uno todas las semanas y elogiarlo con entusiasmo, independientemente de su alcance. Un equipo que se centra en sus éxitos estará mucho más motivado que uno que no lo hace.

7. No subestime el poder de la confianza

La confianza es decisiva a la hora de gestionar equipos a distancia. Por una parte, los jefes de equipo suelen mostrarse escépticos con la cantidad de trabajo que sus empleados sacan adelante. 

Pero por otra, es probable que sus equipos estén como locos por demostrar su proactividad y lleguen incluso a trabajar horas extra para compensar su sensación de síndrome del impostor, algo que acabará conduciendo a una caída de la productividad.

Cuando nadie puede ver si se encuentra en su puesto de trabajo, existe una presión añadida a la hora de demostrar su profesionalidad, y mover el ratón para cambiar su estado de Skype a "disponible" no cuenta.

En la revista Forbes, LaKiesha Tomlin, de Thriving Ambition Inc, hace hincapié en la importancia de confiar en los empleados y sugiere una forma de luchar contra la sensación de desconfianza. 

Tomlin explica, "establezca normas para trabajar desde casa, por ejemplo: responder a los correos en un plazo de 24 horas, escribir mensajes en caso de urgencia o prohibir las llamadas a determinadas horas para asegurarse de que los compañeros no se pasen el día trabajando".

8. No olvide que usted también es persona

Disculpe el cliché, pero hay una razón por la que en las demostraciones de seguridad previas al vuelo siempre le piden que se ponga su propia máscara de oxígeno antes de ayudar a los demás: solo puede ayudar y dirigir su equipo de forma eficaz y estratégica si está en condiciones óptimas para ello.

Aunque tal vez prefiera no apoyarse en los miembros de su equipo para recibir apoyo emocional, asegúrese de contar con una red propia para hablar sobre cualquier tema que le genere ansiedad en estos tiempos de tanta incertidumbre. Una pequeña conversación que le recuerde que no está solo puede servir de mucho.

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