_Programa para el regreso a la oficina tras el Covid-19

El Covid-19 ha puesto el mundo patas arriba y por mucho que todos queramos volver a la normalidad, ciertos aspectos de las empresas y las oficinas ya no volverán a ser como antes. A corto plazo, todos estamos confinados en casa pero, en el corto plazo, tendremos que implantar medidas de distanciamiento en la oficina en un esfuerzo por salvar vidas.  

La OMS recomienda a las empresas que evalúen cuál es la mejor manera de frenar el contagio del Covid-19 y de reducir su repercusión en el lugar de trabajo cuando comience el regreso a las oficinas. A la espera de que el gobierno suavice los controles y ofrezca las pertinentes recomendaciones, las empresas ya están diseñando una serie de prácticas recomendadas para la vuelta a las oficinas. Resulta esencial generar confianza y una sensación de seguridad entre el personal para garantizar que se sientan lo suficientemente seguros como para volver al lugar de trabajo. Pero, ¿qué implica esto para las oficinas?

Cambios en el entorno vs. cambios de conducta

Será necesario introducir dos tipos de cambio en el lugar de trabajo. Los cambios en el entorno son las medidas de prevención que no dependen de la conducta, como aumentar la ventilación, cambiar los filtros de los equipos de climatización o reforzar los ciclos de limpieza. Los cambios de conducta, por contra, exigen que la plantilla actúe de manera diferente, por ejemplo: aplicar estrictas políticas de mesas despejadas a fin de garantizar que los puestos de trabajo se puedan limpiar fácilmente y que se respete el distanciamiento social en el trabajo. Los cambios en el entorno son medidas más claras y sencillas, pero los cambios de conducta tardarán en elaborarse e implementarse, ya que se necesitará formación y, lo que es más importante, una buena comunicación.   

Hablar con el propietario (en oficinas con múltiples inquilinos)

En primer lugar, evaluar la necesidad de introducir cambios en ámbitos sobre los que el inquilino tenga menos control. Preguntar al propietario cómo piensa actuar cuando los inquilinos inicien el regreso a la oficina. Pueden plantearse las siguientes preguntas:

1. Acceso al edificio: ¿Cómo se modificará el acceso al edificio para el regreso de los empleados, las visitas y los proveedores?

2. Zonas comunes del edificio: ¿Cómo se realizará la limpieza y el mantenimiento de espacios compartidos y zonas comunes, tales como recepciones, ascensores, espacios de descanso, aseos, zonas para guardar bicicletas, etc. hasta que todo vuelva a la normalidad?

3.Protocolos para el personal de limpieza: ¿Se ha impartido formación al personal de limpieza sobre los protocolos de seguridad y los métodos de limpieza? ¿Llevarán mascarillas y equipos de protección mientras limpian? ¿Se cambiarán de equipo cada vez que se trasladen del espacio de un inquilino al de otro?

4. Especificaciones de limpieza: Si fueran necesarios servicios de limpieza adicionales en su edificio, ¿cómo se prestarán?

5. Filtración de aire: ¿Se sustituirán los filtros de aire y se utilizarán filtros de mayor calidad y eficiencia?

Programas frente al Covid-19 

En segundo lugar, imprimir un plano de la planta de su lugar de trabajo y realizar lo que denominamos un “Programa frente al Covid-19”, tanto con respecto a la prevención de riesgos como a la implantación de medidas de distanciamiento social. El “Programa para la prevención de riesgos frente al Covid-19” identifica los espacios que presentan mayor riesgo de contagio y ofrece unas pautas para reducir la contaminación entre superficies mediante una mayor limpieza y nuevos protocolos de conducta. El “Programa de capacidades” en relación con el Covid-19 aporta soluciones sobre cómo utilizar el espacio para adaptar la oficina al número de empleados, aplicando las recomendaciones de distanciamiento social. El Programa de capacidades puede contrastarse con el número de personas que se prevé vayan a trabajar en la oficina, con el fin de decidir qué zonas se pueden usar. Consultar los enlaces anteriores para ver ejemplos de planos de oficinas que pueden ser útiles para los Programas de capacidades y prevención de riesgos, así como una guía de uso para saber por dónde empezar. 

Recomendaciones y mejores prácticas 

Una vez realizados los Programas de capacidades y prevención de riesgos, acordar con las partes interesadas los protocolos y procesos para el regreso a la oficina y comunicar al personal las medidas que se adoptarán y los cambios de conducta necesarios para que los trabajadores puedan volver a la oficina de forma segura.

Nuestro objetivo es ayudarle a que los empleados regresen a la oficina de la manera más segura posible y también a que se adapten a la era D.C. (Después del Corona). Contamos con un equipo experto en oficinas que podrá asesorarle sobre cómo afrontar esta nueva etapa optimizando todos sus recursos inmobiliarios y plantearle estrategias a más largo plazo en las mejores condiciones.

Si desea recibir más asesoramiento, no dude en contactar con Jorge Sena, Socio y Director del Área Comercial.