_Oficinas: ¿por qué son necesarias y cuáles son sus perspectivas de futuro?

En cuanto el gobierno impuso las medidas de confinamiento, empezaron a proliferar artículos que insinuaban que esta pandemia supondría el principio del fin del trabajo presencial. El debate se mantuvo en el candelero porque, durante una intensa primera semana, se mezcló el sueño hecho realidad de no tener que desplazarse hasta la oficina con la satisfacción de algunos empleados de poder trabajar desde casa después de años de reticencia por parte de sus jefes. 

Si bien es cierto que el sensacionalismo que despierta esta idea invita a ojear noticias relacionadas con el tema, quien crea que las oficinas dejarán de ser vitales subestima su importancia como entorno físico e ignora por completo la necesidad social de estos espacios.

Nuestra necesidad física de contar con una oficina

En el año 2007, el primer modelo de iPhone acostumbró a nuestra mente a las actualizaciones continuas e instantáneas, tanto en el ámbito personal como en el profesional. Nos dimos cuenta de que el trabajo no se limitaba a la oficina cuando, incluso en el trayecto de vuelta a casa, el riego de llamadas y mensajes no cesaba.

En 2008, las ventas de ordenadores portátiles superaron por primera vez a las de equipos de sobremesa en Estados Unidos. Trabajar fuera de la oficina, además de reflejar una nueva normalidad, ofrecía una distinguida libertad que simbolizaba la importancia de un empleado. 

Según recuerda Amanda Mull en la revista The Atlantic: “Recibir un portátil en el trabajo se convirtió en un símbolo de estatus. Demostraba que eras una persona en la que merecía la pena invertir o que habías encontrado una forma de entrar en la próspera y en ese momento misteriosa industria tecnológica”.

Los rápidos avances, la cultura de la inmediatez y la economía empresarial con contratos temporales han aumentado nuestra capacidad de poder convertir cualquier rincón del mundo con conexión a internet en nuestro puesto de trabajo. Desconectar del trabajo se ha convertido en misión imposible: es fácil confundir unas rutinas poco saludables con la sensación de ser un empleado ambicioso.

Sin embargo, una oficina física (un espacio fuera del hogar) es una solución perfecta para lograr establecer el tan ansiado límite entre vida personal y profesional. En su forma más sencilla, se trata de un espacio donde se puede dejar el portátil después de la jornada laboral, de modo que si surge un problema a las nueve de la noche, tendrá la oportunidad de resolverlo con la mente fresca a la mañana siguiente. 

Por otra parte, el teletrabajo supone el caldo de cultivo perfecto para autoimponerse la presión de estar disponibles en todo momento y de creer que, como tenemos el portátil a mano, debemos resolver todas las incidencias que surjan a cualquier hora, algo que contribuye al desarrollo de hábitos poco saludables.

Dado que todavía no atisbamos el fin de esta situación temporal de teletrabajo, seguiremos echando de menos el lujo de poder establecer límites, ya que la incapacidad de desconectar puede tener graves implicaciones en nuestra productividad y, en el peor de los casos, provocar un desgaste laboral.

De hecho, tal y como indican Laura M. Giurge y Vanessa K. Bohns en la revista The Harvard Business Review, el “desgaste por teletrabajo” es un nuevo término que describe cómo “se están difuminando las fronteras entre la vida laboral y personal de una forma nueva e inusual”.

Es más, nuestros puestos de teletrabajo suelen consistir en la mesa de la cocina rodeada de familiares que requieren nuestra atención, sillas incómodas y en un internet inestable que lucha por no perder la conexión con el software del que tanto dependemos para comunicarnos con el exterior. 

Muchos de nosotros no disponemos del equipamiento adecuado para teletrabajar de forma eficaz. Las mesas de comedor y los sofás no están diseñados para fomentar la productividad, la credibilidad ni la retención de personal. Por el contrario, muchas oficinas sí.

¿Echa de menos el monitor grande de la oficina? ¿Ha intentado estirar debido a alguna molestia en la espalda? ¿Daría lo que fuera por buscar ese impulso de motivación paseando por las zonas de descanso repletas de plantas de su empresa? No se preocupe, mucha gente se encuentra en la misma situación que usted.

Nuestra necesidad social de contar con una oficina

Los seres humanos somos sociales y necesitamos sentirnos conectados a una red más grande. Por este motivo, Raúl Vicente, Director del Departamento de Agencia Oficinas de Knight Frank subraya que la crisis actual no eliminará la necesidad de contar con oficinas, sino que nos ayudará a apreciar más su valor social.

Según explica: “La posibilidad de trabajar desde casa, aunque se venda como una gran ventaja, tiene sus inconvenientes. Te obliga a perderte esa sensación de pertenecer a una comunidad, así como el factor social de trabajar con tus compañeros”.

Teniendo en cuenta que la soledad es una de las quejas más generalizadas entre aquellos que trabajan desde casa, las pequeñas interacciones de las que disfrutan los empleados en un espacio de oficina compartido (incluso durante un día tranquilo) pueden contribuir mucho a que nos sintamos unidos.

Por esta razón, le recomendamos no renunciar a ninguna charla virtual con compañeros acerca de temas ajenos al trabajo. No debemos desmerecer las conversaciones triviales, ya que sirven para recordarnos que tenemos a gente con la que hablar.

Además de hacernos sentir solos, el teletrabajo puede imponer una forma adicional de aislamiento. Tal y como hemos comentado en nuestro artículo Gestión de equipos a distancia: ocho errores que no debe cometer, el tono de voz, las expresiones faciales y el contexto pueden interpretarse de forma errónea cuando los equipos no interactúan cara a cara. 

Tendemos a tomarnos los mensajes directos como algo personal si no podemos apreciar las circunstancias en las que se enviaron: alguien estresado que resopla o las tensas exigencias de los superiores.

Raúl Vicente añade: “Las oficinas más actuales cada vez más dotadas de diferentes espacio para el encuentro y permiten disfrutar de valiosas interacciones cara a cara, en un contexto completo, con las personas con las que trabajamos. Compartir un espacio con tu equipo asegura que los compañeros tengan un conocimiento vital mutuo para mantener la motivación y, en situaciones difíciles, conceder el beneficio de la duda”.

No valorábamos oír las quejas de nuestros compañeros, estar al tanto de todo lo que ocurría en la empresa, pasarnos por la mesa de algún colega o sorprender al equipo con chocolatinas.

Aunque parezcan aspectos intrascendentes, estas interacciones sociales pueden marcar la diferencia entre sentirse una pieza importante en el lugar de trabajo o tener la sensación de estar apartado.

¿Cuáles son las perspectivas de futuro de las oficinas?

Aunque los ejemplos de éxito del teletrabajo pueden influir en que las empresas reduzcan su cantidad de espacio de oficina, la necesidad general de contar con un punto físico de encuentro seguirá imponiéndose.

Los que estamos confinados en pisos pequeños hemos contemplado la idea de mudarnos a las afueras en busca de más espacio (quizás techos más altos, un estudio e incluso nuestro propio jardín). 

Pese a que cambiar el bullicio del centro de la ciudad por un entorno más verde puede ofrecernos un ritmo más pausado, es poco probable que los proyectos innovadores y los negocios más fascinantes sigan esta tendencia. Todo apunta a que la tendencia es justamente la contraria con una mayor concentración empresarial en entornos urbanos con mayores posibilidades de acceso y servicios.  

Por esta razón, las empresas deberán convertir sus oficinas en espacios más atractivos, ya que necesitarán ofrecer a los empleados algún beneficio por la inversión que supone desplazarse.

Las empresas que prosperen serán aquellas que ofrezcan lo mejor de ambas tendencias: un modelo realmente ágil que fomente el teletrabajo (y que proporcione los equipos técnicos necesarios), y una oficina base en la ciudad o en entornos empresariales cmy consolidades y bien comunicados y con una amplia oferta de servicios donde se  considere la sede principal como un lugar de encuentro, no como un sitio donde limitarse a fichar, trabajar e irse a casa.

Tal y como explica Raúl: “Las oficinas pasarán a ser espacios más colaborativos y se utilizarán para interactuar en persona, debatir nuevas ideas y resolver problemas en equipo. Será un lugar para abordar cuestiones que nos costarían en solitario”.

Este cambio, junto con la adopción de tecnología, conseguirá que las tareas repetitivas y de poca importancia formen parte del pasado. Las oficinas satisfarán nuestra necesidad innata de disfrutar de los elementos humanos de las empresas: empatía, humor, creatividad e innovación.

La revolución de los espacios de oficina flexibles

Las oficinas han pasado de ser un producto a convertirse en espacios que ofrecen un servicio. La evolución se ha visto muy influida por las empresas de "Flex space" o coworking donde la atención al cliente, la flexibilidad y la idea de que el espacio en el que trabajamos puede atraer, retener y fomentar el talento, lo que a su vez puede tener un impacto positivo en los resultados de la empresa. 

En concreto, las oficinas flexibles de hoy en día están diseñadas para crear valor desde el interior – desde el diseño biofílico pasando por las zonas de descanso, las salas zen o las mesas para trabajar de pie o sentado.

No es ninguna sorpresa que, de 120 empresas globales, el 44% calcule que los espacios flexibles en estos centros supondrán la quinta parte de sus oficinas en los próximos tres años.

Con razones como “una mayor flexibilidad”, “un mayor sentido de comunidad” y “una mayor velocidad para ser operativos” entre las más frecuentes, las empresas son conscientes de que la oficina puede considerarse un activo estratégico. Asimismo, tres de cada cuatro encuestados afirmaron que creían que la productividad, el bienestar y la felicidad aumentarían si se produjese un cambio hacia un espacio de trabajo flexible sea en su propia sede o en un espacio de "flex space".

En tiempos tan inciertos como los que nos ha tocado vivir, es crucial contar con las ventajas que ofrece la “flexibilidad”. Los períodos habituales de preaviso en las oficinas flexibles suelen ser de tan solo dos o tres meses. Y, como prueba de su interés en la atención al cliente, los proveedores de espacios de oficinas flexibles se han mostrado muy comprensivos con cada caso, y muchos de ellos ofrecen descuentos en el alquiler de entre uno y seis meses. 

Aunque la seguridad se imponga a nuestras ganas de volver, y pese a que será necesario tomar medidas preventivas en las oficinas, el coronavirus no supondrá el final de estos espacios, sino que nos hará valorarlos más que nunca.

Si desea recibir más asesoramiento, no dude en contactar con Raúl Vicente, Director de Oficinas Agencia.